Die (Un)Conference Freiräume widmet sich am 10. und 11. Juni in der Grazer Seifenfabrik mit interaktiven Formaten dem Weglassen in Unternehmen. Mit dabei ist die GenZ: Unternehmen können Tickets für junge Menschen sponsern.
Ohne Freiraum gibt es keine Innovation.“ Dieser Satz sitzt. Er stammt von Manuela Grundner, Co-Gründerin der Grazer Beratungsagentur murbit und Co-Initiatorin der (Un)Conference Freiräume, die seit 2015 in Graz stattfindet und sich mit New Work und Selbstorganisation in Unternehmen und in der Bildung auseinandersetzt. Und er kommt nicht von ungefähr – denn so gut wie jedes Unternehmen benötigt Innovation, aber viel zu selten gibt es die Freiräume dafür: „Die digitalen Technologien haben nicht zur erhofften Arbeitsentlastung, sondern zu einer weiteren Arbeitsverdichtung geführt“, sagt Gregor Karlinger, Co-Initiator der Freiräume und Organisationsbegleiter bei Transferio – die Begeistermeister.
Wenn das Tagesgeschäft die Luft zum Innovieren nimmt, bleibt nur noch eines: weglassen, streichen, entrümpeln. Und hier gibt es oft jede Menge Potenzial.
Das erkannte auch Klaus Hochreiter, der 2018 mit seiner Online-Marketing-Agentur eMAGNETIX beschloss, das 30 Stunden Arbeit pro Woche genug sind – bei vollem Gehalt. „Der erste Schritt war: wir haben alte Denkmuster weggelassen – damit haben wir Freiräume in unseren Köpfen geschaffen“, sagt Hochreiter. Das Weglassen wurde für Hochreiter zum Erfolgsfaktor. „Wir haben vieles digitalisiert, unter anderem Reportings automatisiert und Meetings drastisch gekürzt“, erzählt er. Die Bilanz kann sich sehen lassen: Die Zahl der Bewerbungen auf offene Stellen hat sich seither verzehnfacht, die Produktivität wurde um bis zu 34 Prozent gesteigert, gleichzeitig wuchs das Unternehmen von zwölf auf mehr als 40 Mitarbeitende. „Als einer der „Pioniere des Weglassens“wird Klaus Hochreiter auf der(Un)Conference Freiräume am 10. und 11. Juni 2024 eine Keynote halten, die in der Grazer Seifenfabrik zum neunten Mal über die Bühne geht.
Wichtig beim Weglassen ist laut Manuela Grundner und Gregor Karlinger: Erfolgskriterien zu definieren, nach denen entschieden wird, was gestrichen wird und was bleibt: „Es geht darum, klug zu priorisieren und zu fragen: Wo wollen wir hin, was bringt uns voran, was nicht mehr, und was steht uns im Weg, um ans Ziel zu kommen?“, sagt Manuela Grundner. Die beiden skizzieren sechs Ebenen in Unternehmen, in denen durch Weglassen Freiräume für Innovation geschaffen werden:
1. Projekte: Gerade in der Wissensarbeit orten die beiden Handlungsbedarf: „Oft erlebe ich, dass Organisationen versuchen, viel zu viel quasi gleichzeitig zu machen, was zu einem Wildwuchs an Projekten führt. Oft ist es hilfreicher, sich auf einige wenige Projekte zu fokussieren, die wirklich einen Mehrwert bringen, die der DNA des Unternehmens entsprechen und auf die gesteckten Ziele einzahlen, statt parallel 17 Jonglierbälle in der Luft zu halten“, betont Gregor Karlinger. Wichtig: „Einen klaren Überblick über Projekte zu schaffen, ihre strategische Ausrichtung zu hinterfragen und mutig zu sein, Projekte sterben zu lassen, die nicht mehr zum angestrebten Ziel beitragen“, so Manuela Grundner.
2. Regeln: Gregor Karlinger ortet in vielen Unternehmen historisch gewachsene Regeln, die oft zu einem Übermaß an Administration und damit Zeitverschwendung führen und nicht immer zielführend sind. Besser aus seiner Sicht sei: Prinzipien einzuführen, die zu rascheren Ergebnissen führen und die Mitarbeitenden in die Selbstverantwortung bringen. „Bei der Reisekostenabrechnung könnte das Prinzip lauten: Gib nur Summen für Hotel und Aufenthalt aus, die du in einer vergleichbaren Situation auch privat ausgeben würdest“, so Karlinger.
3. Digitale Tools und Prozesse: Kaum ein Unternehmen kommt an der Digitalisierung vorbei – allerdings entstehen hier auch oft unnötige Zeit- und Energiefresser für die Belegschaft: „Oft werden einfach ineffiziente Prozesse digitalisiert, anstatt kritisch zu hinterfragen, ob sie überhaupt sinnvoll sind. Ein digitalisierter schlechter Prozess bleibt allerdings ein schlechter Prozess“, sagt Gregor Karlinger. Hinzu kämen verschlimmbesserte Software auf Basis veralteter Systeme oder ein Chaos durch zu viele digitale Tools. Dabei solle die Digitalisierung Freiräume für Neues schaffen und nicht noch mehr belasten, so Karlinger. Um ineffiziente Workarounds zu vermeiden, rät Manuela Grundner dazu, zwischen IT und anderen Teams frühzeitig den Änderungsbedarf zu kommunizieren.
4. Arbeitsabläufe und Tätigkeiten: Ebenso kommen historisch gewachsene Routinen bei Arbeitsabläufen und Aufgaben hinzu. „Routinen müssen regelmäßig hinterfragt werden, um sicherzustellen, dass sie noch für die Zielerreichung Sinn machen und nicht nur aus Gewohnheit durchgeführt werden“, sagt Manuela Grundner. “Wichtig ist dabei, die Arbeitsabläufe und Aufgaben ganz bewusst potenzialbezogen und nach Interessen und Kompetenzen der Mitarbeitenden zu verteilen. Häufig machen Mitarbeitende die Aufgaben in einer bestimmten Position und Abteilung, weil es immer schon so gemacht wurde. Hier geht viel Motivation verloren”, sagt Manuela Grundner.
5. Planung und Kontrolle: „Es macht keinen Sinn, sich komplett durchzuplanen und durchzutakten. Denn dann entsteht Scheuklappendenken. Günstige Gelegenheiten und glückliche Zufälle á la Serendipity für die Weiterentwicklung des Unternehmens werden dann übersehen“, erklärt Gregor Karlinger. Zuviel Planung und Kontrolle der Mitarbeitenden etwa durch Micromanagement und Arbeitszeitaufzeichnungen würden die Organisation behäbig und starr werden lassen. „Die Frage ist: was ist tatsächlich an Planung und Kontrolle notwendig und wo können gerade Führungskräfte mehr ins Vertrauen gehen und sich auf die Arbeitsergebnisse fokussieren, statt auf Micromanagement“, so Karlinger. Manuela Grundner rät, in einem Pilotprojekt oder im Team auszuprobieren, neue Arbeitsweisen mit weniger Planung und Kontrolle zu testen.
6. Meetings: Nur die Hälfte der Meetings wird als „gut genutzte Arbeitszeit“ gesehen, 35 Prozent werden sogar als unnötig eingestuft, wie der internationale State of Work Report des Collaboration-Tools Slack unter Desk-Workern zeigt. Laut dem Mc-Kinsey Report verbringen CEOs 72 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings. „Es braucht eine klare Meetingkultur, sonst werden Meetings zu Zeitfressern ohne wirklichen Mehrwert“, betont Manuela Grundner. Sie empfiehlt auch, das Prinzip der offenen Kommunikation zu etablieren und eine klare Agenda mit Selbstverantwortung für die Teilnehmenden zu propagieren.
(Un)Conference in Graz
Die (Un)Conference Freiräume ist in Österreich zum größten Event für Selbstorganisation und neue Arbeitsformen geworden. Rund 30 Pionier-Unternehmen werden in ihren Stationen über ihre Reise in die neue Arbeitswelt berichten. Interaktives Lernen und Co-Creation stehen heuer mehr denn je im Fokus. So bringt etwa Michael Wrentschur mit seiner Theaterformation InterACT die Erfahrungen der TeilnehmerInnen auf die Bühne: „Wir wollen mit Theater den Gefühlen und Erfahrungen Raum geben und das Thema Weglassen veranschaulichen“, sagt er. „Die Freiräume machen vieles anders – und deswegen wollen wir auch nicht den letzten Stand der Unwissenheit vortragen, sondern mit den TeilnehmerInnen in die Selbstwahrnehmung und Reflexion zum Thema Weglassen gehen“, sagt Stefanie Fieber-Grandits von der Transformationsberatung Framechangers. Sie lädt gemeinsam mit ihrer Kollegin Anna Maria Schaupp zur Key Experience „Thesen zum inneren Ausmisten“. „Mit dem Ausmisten können wir Raum fürs Wesentliche schaffen und so wieder kreative Lösungen finden und Entscheidungen treffen – und dafür braucht es Stille und die Beruhigung des eigenen Systems“, ergänzt Anna Maria Schaupp.
Die Teilnehmenden gestalten im bewährten Open Space auch wieder selbst Sessions. Schon vor dem Hauptakt führen die VeranstalterInnen die TeilnehmerInnen mit der virtuellen Ouvertüre am 13. Mai in das Thema „Weglassen“ ein. Am Ende des zweitägigen Hauptakts gibt es das neue Transfer-Café: „Dabei werden die TeilnehmerInnen selbst neue Vorhaben definieren, die sie dann in ihre Unternehmen tragen und umsetzen“, sagt Manuela Grundner. Besprochen werden diese ersten Schritte zur Veränderung beim virtuellen Finale am 16. September 2024.
Wildcard für Young Adults Ein besonderes Zuckerl hat die(Un) Conference zum ersten Mal für junge Leute: mit dem Young Adult Ticket können sie aktiver Teil der Freiräume werden. Mit dem vergünstigten Young Adult Ticket können Unternehmen einen Platz für einen jungen Menschen zwischen 18 und 28 Jahren sponsern. Die Freiräume-InitiatorInnen vergeben die gesponserten Wildcards an junge Interessierte oder die Unternehmen vergeben die Tickets selbst intern an junge Mitarbeitende.
NewWorkStories sponsert zwei Young-Adult-Tickets! Du kennst einen jungen Menschen, der unbedingt bei den Freiräumen dabei sein will? Dann schreib an nicole@newworkstories.com, Betreff: Freiräume.
Weitere Informationen zum Programm sowie Tickets findest du hier: https://freiraeume.community/freiraeume-2024/
